Personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING FOR BERGEN FAMILIEADVOKAT AS

Sist endret: 12. 07. 2018

Bergen Familieadvokat as tilbyr advokattjenester til privatpersoner og virksomhetskunder. For at vi skal kunne gjennomføre jobben vår og oppfylle vårt formål er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger.

Denne personvernerklæringen vår beskriver hvordan vi hos Bergen Familieadvokat as samler inn og benytter bestemte personopplysninger, og følger kravene i EU direktiv 95/46/EF (personvernforordningen) General Data Protection Regulation, heretter kalt GDPR. I EØS-komiteen 6. juli 2018 ble EUs personvernforordning GDPR tatt inn i EØS-avtalen.

Behandlingsansvarlig:

Behandlingsansvarlig for personopplysningene Bergen Familieadvokat AS behandler, er den ansvarlige advokat i saken. Det vil framgå av oppdragsavtalen hvem som er ansvarlig advokat.

Hvem vi behandler personopplysninger om:

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder
• Virksomhetskunder
• Klienter i straffesaker
• Personer som er involvert i saker vi bistår
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
• Besøkende på vår nettside

Etablering av klientforhold:

Når vi kontaktes av en ny klient med forespørsel om vi kan påta oss et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til å påta oss oppdraget. Vi kan for eksempel ikke påta oss et oppdrag, dersom vi har representert motparten tidligere. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR, artikkel 6 nr 1 bokstav f (interesseavveining).

Ved etableringen av et klientforhold, vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Denne kundekontrollen innebærer fremvisning av legitimasjon som vi tar kopi av – og den er nødvending for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven jf. GDPR artikkel 6 nr 1. bokstav c. Dersom vi kan påta oss oppdraget registreres kontaktinformasjon, denne registreringen er nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende jf. GDPR artikkel 1 bokstav b.

Personopplysninger som innhentes og behandles:

Hvilken informasjon som innhentes varierer avhengig av sakstype, og vi innhenter kun informasjon som er relevant for den bistand vi skal yte, og som er avklart med klient. Ved første møte mottar vi direkte personalia og kontaktinformasjon fra klient. Eksempler på hva som kan være aktuelt å innhente er inntektsopplysninger, helseopplysninger, straffesaksopplysninger, informasjon fra offentlige registre med mer.

Hvordan informasjonen innhentes og sakshåndtering:

Bergen Familie Advokat AS innhenter primært informasjon direkte i fra klienten, eller via henvendelse til offentlige institusjoner som for eksempel folkeregister, skatteetaten, politi og brønnøysundregistrene i samråd med klient. Enkelte advokatoppdrag innebærer også at vi får tilgang til personopplysninger om klienter og tredjeparter igjennom korrespondanse som skjer i aktive saker. I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger for eksempel helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen i av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav) jf. personopplysningsloven ( 2018 ) § 11.

Formålet med informasjonen som behandles:

All behandling av personopplysninger skal ha et spesifikt formål som er saklig begrunnet i virksomheten til Bergen Familieadvokat AS jf. GDPR artikkel 5 nr1 bokstav b.

Formålet med informasjon som behandles hos Bergen Familieadvokat AS er

• Etablering av klientforhold og klientadministrasjon
• Sakshåndtering
• Informasjon om motparter og andre tredjeparter
• Fakturering
• Kunnskapsforvaltning
• Markedsføring
• Administrasjon av ansatte
• Sikkerhet

Dersom formålet er kunnskapsforvaltning anonymiseres aktuelle dokument, deretter kopieres de, og de opprinnelige dokumentene makuleres. Behandlingsgrunnlaget her er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap videre i vår rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav f. (interesseavveining)

Klientadministrasjon:

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav f. For privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter:

Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet, med bakgrunn i foreldelsesloven § 10 for å kunne dokumentere hvordan saken er håndtert dersom det skulle oppstå en tvist med eller mot advokatkontoret. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Regnskapslovgivningen pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

IT-drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Vi har ingen databehandleravtale med noen. Vi beholder det som er lagret på PC er harddisker i tråd med det som er nevnt som lagring og oppbevaring av saksdokumenter.

Fakturering : Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse eller mailadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

Epost og telefon:

Bergen Familieadvokat AS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å ivareta kundens interesser. Den ansvarlige advokat på hver sak har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer via telefon eller e-post som en del av vår saksbehandling, journalføres – disse opplysningene behandles slik som beskrevet over.

Hvem vi deler personopplysninger med:

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Denne taushetsplikten kan kun oppheves ved samtykke fra den som har krav på hemmelighold.

Bergen Familieadvokat AS gir ikke dine personopplysninger videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for en slik utlevering. Eksempler på lovlig grunnlag vil være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å utlevere denne informasjonen.

Personopplysninger som er utlevert etter samtykke fra klient utleveres typisk til motparter, domstoler og offentlige organer. Personopplysninger gitt til advokater vil derfor ikke utleveres til andre uten samtykke fra klient.

Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. Alle som spør ha rett til grunnleggende informasjon om behandlingen av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18 1.ledd og GDPR artikkel 13 og 14. Bergen Familieadvokat AS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til denne ved eventuelle forespørsler.

Retten til innsyn:

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. Unntak for opplysninger det ikke kan gis innsyn i er opplysninger som rammes av personopplysningslovens § 13 og opplysninger som advokaten er betrodd eller er blitt kjent med i sitt virke jf. straffeloven §111 og Advokatforskriften kap 12.

For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg jf GDPR artikkel 16 eller be oss om å slette personopplysninger jf. personopplysningsloven § 17.  Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet : I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til datatilsynet. Kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no

Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Post: Bergen Familieadvokat as, Postboks 111, sentrum, 5804 Bergen.

Mail: [email protected]

Telefon: 55 32 12 52 / 90 70 70 10